Робітнича професія „Діловод”

Педагогічні рекомендації

 Пархомюк Л.В. – майстер виробничого навчання

Хмельницького вищого професійного училища № 25

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПРОФЕСІЮ

Інтенсифікація економіки на основі науково-технічного прогресу, перехід на сучасні методи господарювання, автоматизація і комп’ютеризація 1 інформаційних систем вимагають нових підходів до ‘ кваліфікації секретарських кадрів. Організаціям потрібні висококваліфіковані працівники. Сучасний діловод повинен не тільки досконало володіти офісним обладнанням, але й знати управлінський процес, бути обізнаним з усіма головними питаннями розвитку тієї галузі, в якій діє фірма, організація. У перспективі діловод буде брати на себе все більші функції щодо прийняття рішень і поступово стане кваліфікованим спеціалістом з адміністрування.

У     США, готуючи діловодів, яких називають „рожеві комірці”, особливу увагу звертають на ходу, міміку, стиль одягу, статуру, жести. Вважається, що діловод повинен досконало володіти мистецтвом створення враження.

Приваблива сила професії діловода пояснюється різноманітністю його функцій, які неважко опанувати за порівняно короткий термін часу.

Професія діловода поєднує в собі дві професії, які відрізняються своїми функціями. Секретаря-референта, який веде ділове листування, займається поточними справами окремої особи або установи.

Останнім часом посада діловода набула нового змісту, який суттєво відрізняється від традиційних уявлень про цю професію.

ПСИХОФІЗІОЛОГІЧНА СТРУКТУРА ДІЯЛЬНОСТІ

СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

Значну частину роботи секретаря- референта складає спілкування та робота з документацією. Більшість з них виконується під ретельним контролем зору.

У   процесі роботи секретар-референт невимушено змінює робочу позу, темп і ритм рухів. Рухливість працівника протягом робочого дня необмежена. Увага секретаря-референта під час роботи вимагає постійного переключення. Свідомість його спрямована на нормальне виконання декількох операцій: підготовку документів, прийом відвідувачів, друкування матеріалів, телефонні переговори.

НЕОБХІДНИЙ РІВЕНЬ ЗНАНЬ ПЕВНИХ ШКІЛЬНИХ ДИСЦИПЛІН

Майбутній секретар-референт повинен мати добрі знання з української та російської мов, основ інформатики. Бажано володіти добре іноземною (англійською) мовою.

ПСИХОФІЗІОЛОГІЧНІ ВИМОГИ ПРОФЕСІЇ ДО ПРАЦІВНИКА Секретар-референт повинен мати гострий слух, вміти безпомилково сприймати і

передавати інформацію.

Фахово істотним є для роботи секретаря-референта є добре розвинена увага. У секретарській діяльності періодично складаються ситуації, коли потрібно у стислий час знайти вирішення проблеми. Для цього секретар-референт повинен сконцентруватись, а в разі необхідності – швидко перенести свою увагу на інший об’єкт. Людина цієї професії повинна вміти розподіляти увагу.

Поряд з розподілом уваги робота секретаря-референта потребує стійкої зосередженості (концентрації) на виконанні особливих завдань: підготовці відповідальних службових документів за допомогою офісної техніки.

Секретар-референт повинен уміти швидко зосередитись, щоб встигнути за короткий час зробити багато роботи.

Визначити усі ці якості, знайти їх кількісне вираження і зіставити з показниками професійної придатності допоможе вам психолог.

РЕЖИМ ПРАЦІ І ВІДПОЧИНКУ

Працює секретар-референт в одну зміну. Робочий день триває 8 годин, але часто виникає потреба в понаднормовій роботі.

Згідно з законом України „”Про відпустку” (ст. 6 від ЗІ. 01. 97 р.) відпустка надається не менше, ніж на 24 календарні дні.

Режим роботи секретаря-референта часто змінюється і залежить від кількості відвідувачів, наявності термінових та невідкладних справ. Якщо небагато роботи, то працівник займається поточними справами. В години, коли є великий обсяг роботи, працює в напруженому та швидкому темпі.

САНІТАРНО-ГІГІЄНІЧНІ УМОВИ ПРАЦІ 1 ВІДПОЧИНКУ

Секретар-референт працює в умовах нестабільного середовища. Напружений режим роботи, постійне чекання викликів керівника, робота з людьми вимагають постійного нервового напруження, викликають швидку втому. Телефонні дзвінки, постійне переключення з однієї роботи на іншу можуть бути причиною помилок у роботі та високого емоційного напруження.

У          багатьох організаціях секретарю-референту доводиться працювати на комп’ютері, шкідливому для здоров’я. Інтенсивна праця на комп’ютері є причиною болю голови та запаморочення, нудоти, депресії, болю в очах, безсоння, відсутності апетиту. Неіонізуюче випромінювання низької частоти в першу чергу негативно впливає на центральну нервову систему. Результатом можуть бути і викидні у вагітних, катаракта очного кришталика, хвороби шкіри.

 

МЕДИЧНІ ПРОТИПОКАЗАННЯ ДО НАВЧАННЯ ТА РОБОТИ ЗА

ВІДПОВІДНОЮ ПРОФЕСІЄЮ

Працювати    за цією     спеціальністю    протипоказано людям     із захворюваннями

нервової       системи.      Хронічними       психічними захворюваннями,    хворобами                           серця,

опорно-рухового    апарату,     з недостатнім кровообігом, людям з поганим зором і слухом;

небажані дефекти мови.

У   процесі роботи у секретаря-референта може розвиватись остеохондроз, гастрит, погіршитися зір.

СПЕЦІАЛЬНІ ЗНАННЯ ТА ВМІННЯ

Секретар-референт (молодший спеціаліст) повинен уміти працювати на друкарській машинці, користуватись комп’ютером і офісною технікою; організовувати і проводити ділові зустрічі, прийоми відвідувачів, проводити ділові бесіди; працювати з документацією: готувати службові відрядження і робочий план керівника на час відрядження, контролювати терміни виконання документів , а також працювати з документами на іноземній мові. Такий фахівець обов’язково повинен уміти стенографувати, приймати і передавати телефонограми, факсограми та працювати в комп’ютерній мережі.

Секретар-референт (молодший спеціаліст ) повинен знати ділову українську мову, одну з іноземних мов в обсязі, достатньому для ділового спілкування; етику і психологію ділових взаємовідносин, основні вимоги до організації діловодства; нормативні акти з діловодства, порядок прийому і обробки вхідних і вихідних документів, трудове законодавство України.

У      фахівця цієї професії повинні бути сформовані такі навички: уміння на професійному рівні організовувати і проводити збори, ділові зустрічі; вести ділове листування; дотримуватись ділового спілкування і етикету.

НА ЯКИХ ПОСАДАХ МОЖЕ ПРАЦЮВАТИ СЕКРЕТАР-РЕФЕРЕНТ Секретар-референт – це обличчя фірми, установи, організації. Людина цієї професії

може працювати у державних, акціонерних, малих підприємствах, установах, аудиторських фірмах, фінансових органах, пов’язаних з комерційною та іншими видами діяльності. Спеціаліст з даного фаху може обіймати посади: секретаря-референта, секретаря-керівника (організації, підприємства, установи), розподілювача робіт, секретаря, секретар-друкарки, секретаря-стенографіста, оператора з введенням даних в ЕОМ, працівника відділу кадрів (інспектора, завідуючого), завідуючого канцелярією.

ДЕ І ЯК МОЖНА ОТРИМАТИ ПРОФЕСІЮ

Система професійно-технічної освіти надає достатню всебічну підготовку з теорії та практики використання сучасної інформаційної техніки, управлінських дисциплін, соціальних наук.

Професію секретаря-референта можна отримати у Навчально-тренувальному центрі, який працює на базі Хмельницького вищого професійного училища № 25, маючи освіту в об’ємі 11 класів. Навчання триває 1 рік 10 місяців. Випускники отримують кваліфікацію „молодший спеціаліст”.

ПОДАЛЬШЕ ПРОФЕСІЙНЕ НАВЧАННЯ

Продовжити навчання можна в інституті культури за спеціальністю „Документознавство та інформаційна діяльність”.

ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ПРИЙОМУ ДО НАВЧАЛЬНО-ТРЕНУВАЛЬНОГО ЦЕНТРУ ХМЕЛЬНИЦЬКОГО ВИЩОГО ПРОФЕСІЙНОГО УЧИЛИЩА № 25

Усі вступники користуються РІВНИМИ ПРАВАМИ. Обмеження допускаються тільки за медичними показниками до професійної придатності, які встановлюються органом охорони здоров’я України.

Вступники подають заяву на ім’я директора про прийом до ПТНЗ, до якої додають:

♦     документ про освіту в оригіналі;

♦     медичну довідку встановленого зразка;

♦     6 фотокарток розміром 3x4. 

Особисто пред’являють:

♦     паспорт;

♦     свідоцтво про народження;

♦     документ про відношення до військової повинності

ОСОБИ, ЯКІ НАПРАВЛЯЮТЬСЯ НА НАВЧАННЯ підприємствами, організаціями, установами, господарствами, асоціаціями, кооперативами тощо, подають відповідний документ.

ЗАРАХУВАННЯ ДО НАВЧАЛЬНО-ТРЕНУВАЛЬНОГО ЦЕНТРУ вищого професійного училища № 25 здійснюється шляхом проведення вступного іспиту з української мови та профвідбору.

ПЕРЕВАЖНИМ ПРАВОМ при зарахуванні користуються діти-сироти і діти, які залишилися без опіки батьків; особи, які направляються підприємствами для цільової підготовки, інші особи відповідно до чинного законодавства.

УСІ ПИТАННЯ, ПОВ’ЯЗАНІ З ПРИЙОМОМ, вирішуються приймальною комісією навчального закладу, місцевим управлінням професійною освітою та органами управління за належністю.